Die lidmaatregister hou een rekord vir elke persoon in die kerk. Die rekord wys die doop, die belydenis van geloof, die datums en redes van lidmaatskap, die gesin, enige amp en die wyk. Die kerkordes noem min registers, maar die kerkraad het die res nodig vir die pastorale sorg, die attestate en die jaarstatistiek. Teken elke feit met sy datum aan, en gaan die register elke kwartaal na.
Die Dordtse Kerkorde (1619) is die gemeenskaplike wortel. Die GKSA, die NG Kerk, die Hervormde Kerk (NHKA), die Afrikaanse Protestantse Kerk (APK) en die Verenigende Gereformeerde Kerk (VGK) het elk hul eie kerkorde, met eie nommers en eie woorde. Ons gebruik die GKSA en die NHKA as voorbeelde. Kyk altyd na julle eie kerkorde.
Inhoud8 afdelings
Wat moet 'n kerk oor elke lidmaat aanteken?
Druk hierdie tabel van die minimum rekord, en vergelyk dit met jou eie register.
| Rekord | Wat om te hou | Waarom die kerkraad dit nodig het |
|---|---|---|
| Doop | Die name van die kind en van die ouers of voogde, die geboortedatum en die doopdatum | Die doopregister; die attestaat |
| Belydenis | Die datum van die openbare belydenis van geloof | Toelating tot die nagmaal; die register van belydende lidmate |
| Lidmaatskap | Die begindatum en die rede; die einddatum en die rede | Die attestate; die jaarstatistiek |
| Gesin | Die huishouding, en die skakel tussen ouers en kinders | Pastorale sorg; die doop van die kinders |
| Ampte | Ouderling, diaken of predikant, met die begin- en einddatum | Die dienstyd wat die kerkraad reël |
| Wyk | Die wyk van die huishouding | Huisbesoek; die ouderling se rekenskap aan die kerkraad |
| Kontak | Die adres, die telefoonnommer en die e-posadres | Besoeke, briewe en attestate |
Wat sê die kerkordes?
Die Dordtse Kerkorde (1619), art. 60, vra dat die name van die gedooptes, hulle ouers en die getuies, en die datum van die doop, opgeteken word. Die kerkordes van vandag bou daarop voort:
- Die GKSA. Art. 60 sê: "Die name van die gedooptes en van hulle ouers of voogde sowel as die datums van geboorte en doop moet opgeteken word." Dit is die enigste register wat die GKSA-Kerkorde noem.
- Die NHKA. "Die kerkraad sien toe dat 'n doopregister gehou word" (Kerkorde 2022, Ordinansie 5.2.1 (ix)). Die kerkraadsvergadering teken ook in die lidmaatregister aan wanneer 'n lidmaat die Hervormde Kerk verlaat (Ordinansie 2.4.8).
- Ander kerke. Ons het nie in die NG Kerk se kerkorde 'n artikel oor die doop- of lidmaatregister gevind nie. Kyk na julle eie kerkorde en reglemente.
Die Handleiding by die Kerkorde (1965) is 'n gerespekteerde GKSA-kommentaar, nie kerkreg nie. Dit voeg die volle name van die ouers en die moeder se nooiensvan by die doopregister (Handl. pp. 361-362). Dit noem 'n register van belydende lidmate "noodsaaklik", met die volle name en die datum van belydenis of van aankoms met attestaat (Handl. p. 371). Volgens die Handleiding besluit die kerkraad wie die register hou, en dikwels hou die attestaatskriba dit op datum (Handl. pp. 219, 361).
In 1955 het die GKSA-sinode 'n kaartstelsel by die kerkrade aanbeveel (Handl. p. 496). Die model het vier dele gehad: belydende lidmate, dooplidmate, 'n genommerde wyksindeks vir die ouderling en die diaken, en lidmate wat vertrek het (Handl. p. 495).
Waarom maak 'n akkurate register saak?
- Pastorale sorg. Elke huishouding behoort aan 'n wyk met sy ouderlinge en diakens. 'n Huishouding wat nie op die wykslys is nie, kry nie besoek nie. Lees huisbesoek: hoe om dit goed te doen.
- Die nagmaal. Net lidmate wat belydenis van geloof gedoen het en 'n goeie getuienis het, word tot die nagmaal toegelaat. Wie uit 'n ander kerk kom, het 'n getuienis nodig: die attestaat (in die GKSA se kerkorde, byvoorbeeld, art. 61).
- Attestate. In die GKSA gee die kerkraad 'n attestaat wat deur twee van sy lede onderteken is (art. 82). In die NHKA reik die kerkraadsvergadering die attestaat uit aan die kerkraadsvergadering van die nuwe kerk (Ordinansie 2.4.1). Die attestaat kan net so reg wees soos die register. Lees die attestaat.
- Die jaarstatistiek. Die statistiek tel die lidmate, die aanwas en die vertrekke vir die kerkjaar. 'n Vertrek sonder 'n rede pas nêrens in die statistiek nie.
- Die sinodale raming. In die GKSA is die aantal belydende lidmate van elke kerk die basis vir die raming (Acta 2023:112). Die register raak dus wat die kerk betaal. Lees kerkfinansies.
- Die meerdere vergaderings. In die NHKA lê die kerkraad sy registers en notuleboeke aan die bykomende vergaderings voor (Ordinansie 4.1.2 (xxxiii)). Lees hoe om vir kerkvisitasie voor te berei.
- Die argief. In die GKSA is die dokumente van kerklike liggame kerklike eiendom wat "in geen omstandighede vernietig mag word nie" (Handl. p. 280).
Wat loop dikwels verkeerd in 'n lidmaatregister?
Elkeen van hierdie ses foute maak die lyste, die statistiek en die attestate verkeerd.
- Duplikate oor geslagte heen. 'n Vader en 'n seun met dieselfde naam deel een rekord, of een persoon het twee rekords. Vergelyk die geboortedatum en die ouers voordat jy twee rekords saamvoeg.
- Lidmate wat jare gelede weggetrek het. Hulle het sonder attestaat vertrek en staan steeds in die register. Volgens die Handleiding behoort 'n attestaat in die reël binne drie maande aangevra te word (Handl. p. 491). In die NHKA moet lidmate self by die kerkraad van die nuwe kerk aanmeld (Ordinansie 2.4.3).
- Kinders sonder 'n skakel na 'n gesin. 'n Gedoopte kind het 'n rekord, maar geen skakel na die ouers nie. Die wykslys wys dan 'n huishouding sonder sy kinders.
- Datums net op papier. Die ou doopboek het die datum, maar die register sê net "gedoop". Sonder die datum kan die register nie 'n jaar tel nie.
- 'n Einde sonder 'n rede. 'n Rekord sê "onaktief", maar nie waarom nie. Die rede kan 'n attestaat, 'n onttrekking of 'n afsterwe wees. Teken elke einde aan as 'n besluit van die kerkraad met 'n datum. Die Handleiding sê dat die persoon by 'n onttrekking 'n uittreksel uit die notule kry (Handl. pp. 490-491).
- 'n Naamsverandering sonder 'n bron. Verander die register ná 'n aanneming eers wanneer die kerkraad die aannemingsbevel gesien het. Voeg die nommer en die datum van die bevel by (Handl. p. 364).
Hoe raak POPIA die lidmaatregister?
Lidmaatskap van 'n kerk wys 'n godsdienstige oortuiging. POPIA noem 'n godsdienstige oortuiging spesiale persoonlike inligting (a. 26). 'n Kerk mag die godsdienstige oortuigings van sy eie lidmate verwerk (a. 28(1)(a)). Vir gesinslede wat nie lidmate is nie, geld dit net as die kerk gereeld met hulle kontak hou en hulle nie skriftelik beswaar gemaak het nie (a. 28(2)). Die kerk mag hierdie inligting nie sonder die lidmaat se toestemming aan derde partye gee nie (a. 28(3)).
'n Kind is 'n persoon onder 18 (a. 1). POPIA laat die verwerking van 'n kind se inligting toe met die vooraf toestemming van 'n bevoegde persoon, soos 'n ouer (a. 35). Vra 'n regsgeleerde of 'n ander grond jou doopregister dek. Beveilig die register (a. 19), en registreer 'n inligtingsbeampte (a. 55). Lig ná 'n verlies van data die Inligtingsreguleerder en die lidmaat so gou as wat redelikerwys moontlik is in (a. 22).
Dit is nie regsadvies nie. 'n Kerk in Namibië val onder ander wette. Lees pastorale notas en besoekrekords oor notas oor lidmate.
Kontrolelys vir die register, elke kwartaal
Doen hierdie kontrole elke kwartaal, en gee die uitslag aan die kerkraad.
- Soek duplikate: dieselfde van en geboortedatum, of dieselfde e-posadres.
- Maak 'n lys van lidmate wat meer as drie maande gelede sonder attestaat weggetrek het. Gee die lys aan die kerkraad.
- Maak 'n lys van gedoopte kinders sonder 'n skakel na 'n gesin.
- Maak 'n lys van lidmate wat "gedoop" of "belydend" is, maar sonder 'n datum. Kry die datums uit die doopboek en die notule.
- Maak 'n lys van lidmaatskappe wat sonder 'n rede geëindig het.
- Kyk dat elke huishouding 'n wyk het, en dat elke wyk sy ouderlinge en diakens het.
- Gaan die ampte na. Sluit die ampstermyn af van elke ampsdraer wat afgetree het.
- Maak die adresse en telefoonnommers reg wat hierdie kwartaal nie gewerk het nie.
- Vergelyk die aantal belydende lidmate met die vorige jaarstatistiek.
- Kyk wie die register kan lees. Verwyder die toegang van elkeen wat nie meer dien nie.
Hoe hou Reformeer die lidmaatregister?
Kantoor, Reformeer se kantoor-app, hou die register.
- Die persoonsrekord. Name, titel, geslag, geboortedatum, huwelikstatus en huweliksdatum, doopstatus en doopdatum, belydenisstatus en belydenisdatum, kontakbesonderhede, die adres op 'n kaart, mediese fonds, noodkontak, spesiale behoeftes, 'n kort beskrywing en 'n foto. Elke kerk kan sy eie velde byvoeg (teks, getal, datum of keuse).
- Huishoudings. 'n Gesin het 'n gesinshoof. Jy kan 'n huishouding in een stap skuif of beëindig.
- Lidmaatskapperiodes. Elke periode het 'n begindatum met 'n rede, soos Opgeneem met attestaat, Gebore of Doop. Dit het 'n einddatum met 'n rede: Vertrek met attestaat of Vertrek sonder attestaat, Gemeenskap met die kerkverband opgesê of Oorlede. Reformeer bepaal die lidmaatstatus uit die periodes, sodat die status en die datums ooreenstem.
- Ampte. Ouderling, diaken en predikant, elkeen met gedateerde ampsperiodes.
- Wysigings wag op goedkeuring. As 'n ampsdraer of 'n lidmaat 'n rekord verander, wag die verandering totdat 'n admin met skryfregte dit bevestig of terugstel.
- Die persoon se tydlyn. Lewensgebeure, die notas wat die kyker mag sien, oordragte, en wie watter veld wanneer verander het.
- Jaarstatistiek. Die lidmaatsyfers vir 'n kerkjaar (1 April tot 31 Maart), met aanwas en vertrek volgens rede, as Excel of JSON.
- Eie verslae (Verslae). Gestoorde filters, sodat jy elke kwartaal dieselfde kontrole kan doen.
- Wyke en toegang. Ouderlinge en diakens sien die lidmate van hulle eie wyke. Predikante en admins sien die hele kerk.
- Oordragte. Die nuwe kerk vra die oordrag aan, die ou kerk gee die lidmaat vry, en die nuwe kerk aanvaar die oordrag. 'n Kerk wat nie op Reformeer is nie, kry die versoek per e-pos. Reformeer maak 'n attestasiebrief as PDF vir een lidmaat of vir die hele gesin.
- Die invoer. Die Reformeer-span voer die uitvoer uit jou huidige stelsel in (Excel, CSV en soortgelyk). Dit duur sowat 1 tot 2 dae, en die span doen dit saam met die kerk. Dit is nie selfdiens nie.
Elke kantoorgebruiker aanvaar 'n data-ooreenkoms voor die eerste gebruik. Die databasis en die lêers is in België (Google Cloud, europe-west1).
Die perke: die doop het net 'n status en 'n datum. Daar is geen veld vir die plek, die predikant of die getuies nie, maar 'n kerk kan 'n eie veld daarvoor byvoeg. Daar is ook geen werkvloei vir onttrekking nie: die kantoor sluit die lidmaatskapperiode af met die rede Gemeenskap met die kerkverband opgesê.
Kantoor is deel van die prys van R995 per maand per kerk, met onbeperkte gebruikers. Lees meer oor die kantoor-app en die pryse, of bespreek 'n demonstrasie.
Algemene vrae
Vereis die kerkorde 'n lidmaatregister?
Dit hang af van julle kerkorde. Die GKSA-Kerkorde noem net die doopregister (art. 60). Die NHKA se kerkorde noem die doopregister en die lidmaatregister (Ordinansie 5.2.1 en 2.4.8). In die praktyk het elke kerkraad albei nodig.
Wat is 'n lidmaatregister?
Dit is die lys van die doop- en belydende lidmate van 'n kerk, met die datums van doop, belydenis en lidmaatskap. Die register toon ook die gesin, die wyk en die ampte van elke lidmaat.
Hoe lank moet 'n kerk sy lidmaatrekords hou?
In die GKSA is kerklike dokumente kerklike eiendom wat nie vernietig mag word nie (Handl. p. 280). POPIA laat toe dat rekords vir historiese doeleindes langer gehou word, met waarborge (a. 14). Beperk die toegang tot ou rekords, en vra 'n regsgeleerde oor jou eie geval.
Wie mag die lidmaatregister sien?
Die kerkraad besluit. Gee elkeen net wat die werk vra. 'n Ouderling het die wykslys nodig, nie die hele register nie.
Gepubliseer op 23 Oktober 2026. Onderwerp: Lidmaatskap.