Pastorale notas en besoekrekords: wat mag 'n kerk aanteken?

Skryf die nota dieselfde dag, of binne 24 uur. Hou dit kort. 'n Goeie nota antwoord ses vrae:

1. Wanneer en hoe? Die datum, en die soort kontak: 'n besoek, 'n oproep of 'n ander kontak.
2. Wie? Die lidmate met wie jy gepraat het, en die ampsdraer wat saam met jou was.
3. Waarvoor het hulle gevra? 'n Gebedsversoek, praktiese hulp, of 'n gesprek met die predikant.
4. Wat is die vernaamste pastorale sake? Skryf dit in gewone woorde. Skryf feite, nie oordele nie.
5. Wat het julle ooreengekom? 'n Tweede besoek, 'n oproep, of 'n woord aan die diakens.
6. Wie doen wat volgende? Die opvolg, en wie dit gaan doen.

Skryf elke nota asof die lidmaat dit eendag sal lees. Gebruik woorde wat die volgende ouderling sonder jou kan verstaan. 'n Nota wat net "goeie besoek" sê, help niemand nie. 'n Nota wat elke woord van die besoek bevat, stel die huisgesin bloot.

Party dinge mag nie eens by die kerkraad uitkom nie. Die Dordtse Kerkorde (1619), art. 73, hou heimlike sondes waaroor die sondaar ná vermaning berou het, weg van die kerkraad. In die GKSA se kerkorde, byvoorbeeld, is dit ook art. 73: sulke sondes "moet nie voor die kerkraad gebring word nie". Kyk na julle eie kerkorde vir die nommer en die woorde. 'n Heimlike sonde waaroor iemand berou het, hoort dus nie in 'n nota wat ander ampsdraers lees nie.

Tug is 'n aparte saak. Die Handleiding by die Kerkorde (1965), 'n kommentaar op die GKSA se kerkorde, sê dit is "wenslik dat die kerkraad ʼn aparte boek aanhou waarin al die tuggevalle afsonderlik aangeteken word" (bl. 453). Totdat die kerkraad 'n aanklag gegrond bevind, verwys die notule na die aanklag sonder die naam van die aangeklaagde (bl. 441). Hou pastorale notas apart van die tugrekord, en wees net so versigtig met name. Sien ook wat die kerkorde van die kerkraad vra.

Gebruik hierdie tabel wanneer jy 'n nota skryf:

Die reël is eenvoudig: die kleinste groep wat dit moet weet. Die GKSA se Handleiding noem die huisbesoek "die amptelike, maar private en vertroulike, herderlike sorg aan die lidmate in hulle huise" (bl. 147).

Pas dié reël in drie kringe toe:

• Die ouderling van die wyk en die predikant. Hulle gee die pastorale sorg, en hulle lees die nota.
• Die diakens. Hulle lees 'n nota wanneer die saak hulle amp raak, soos stoflike hulp, en verkieslik met die lidmaat se toestemming. Die kerkordes verskil oor waar die diakens sit. In die GKSA bestaan die kerkraad uit die predikant(e) en die ouderlinge, en die diakens sit eers in die breë kerkraad by (Handleiding bl. 232). In die NG Kerk se kerkorde (2023) is die diakens wel lede van die kerkraad (art. 26.2). Kyk na julle eie kerkorde voordat julle besluit watter diakens 'n nota lees.
• Niemand anders nie. Nie die eggenote van ampsdraers nie, nie kantoorpersoneel wat geen amp beklee nie, en nie ander lidmate nie. Die Handleiding noem eggenote uitdruklik in sy waarskuwing oor tugsake (bl. 442).

Die diakens het hulle eie reël. Hulle hou 'n vertroulike lêer met name. Hulle doen sonder name verslag in die kerkraad: "Die name van lidmate wat ondersteun is, mag bv. nooit genoem word nie" (Handleiding bl. 158). Die artikel oor kerkfinansies verduidelik die diakens se verslae.

Pas op: hierdie afdeling is nie regsadvies nie. Party punte hieronder is 'n lesing van die Wet. Laat 'n prokureur dié punte bevestig voordat julle kerk daarop optree.

POPIA is die Wet op die Beskerming van Persoonlike Inligting, Wet 4 van 2013. Die kerk, in die praktyk die kerkraad, is die verantwoordelike party vir sy lidmaatrekords (artikel 1). POPIA geld in Suid-Afrika: 'n kerk in Namibië moet sy eie wet nagaan.

• Godsdienstige oortuiging is spesiale persoonlike inligting (a. 26). Lidmaatskap van 'n kerk wys self 'n godsdienstige oortuiging. Gesondheid, seksuele lewe en kriminele gedrag is ook op die lys.
• 'n Kerk mag die godsdienstige oortuigings van sy eie lidmate verwerk (a. 28(1)(a)). Die Wet laat 'n geestelike of godsdienstige organisasie dit toe vir sy eie lidmate, of waar dit nodig is vir sy doelwitte en beginsels.
• Familielede wat nie lidmate is nie. Artikel 28(2) dek hulle net as die kerk gereeld met hulle kontak hou en hulle nie skriftelik beswaar gemaak het nie.
• Godsdienstige inligting mag nie sonder toestemming na derde partye gaan nie (a. 28(3)). 'n Attestaat gaan na 'n ander kerk. Ons kon nie bevestig of 'n susterkerk 'n derde party is nie. Vra die lidmaat se toestemming wanneer hy of sy die attestaat aanvra. Bevestig dit met 'n prokureur.
• Gesondheidsinligting (a. 32). Die lys van liggame wat gesondheidsinligting mag verwerk, sluit godsdienstige liggame nie in nie. Artikel 28 dek dus nie 'n gesondheidsbesonderheid in 'n pastorale nota nie, soos 'n verblyf in die hospitaal. Die voor die hand liggende roete is die persoon se toestemming (a. 27(1)(a)). Dit is 'n lesing van die Wet: bevestig dit met 'n prokureur vir julle kerk.
• Kinders (a. 34, a. 35(1)(a)). 'n Persoon onder 18 is 'n kind (a. 1). Die Wet laat 'n kerk toe om 'n kind se inligting te verwerk met die vooraf toestemming van 'n bevoegde persoon, soos 'n ouer. Doopregisters en katkisasielyste bevat kinders. Vra 'n prokureur of 'n ander grond in artikel 35 kerkregisters dek.
• Sekuriteit (a. 19). Tref gepaste, redelike tegniese en organisatoriese maatreëls: toegang per rol, sterk wagwoorde en rugsteun.
• 'n Oortreding (a. 22). Ná ongemagtigde toegang moet die kerk die Inligtingsreguleerder en die lidmaat so gou as wat redelikerwys moontlik is, in kennis stel. 'n Verlore skootrekenaar met die lidmaatlys is so 'n geval.
• 'n Inligtingsbeampte (a. 55). Die kerk het een nodig, geregistreer by die Reguleerder.
• Data in die buiteland (a. 72). 'n Oordrag na 'n derde party in 'n ander land vra onder meer voldoende beskerming daar, of toestemming. Dit geld wanneer die kerk se sagteware data buite Suid-Afrika hou.

Tugrekords kan oor beweerde oortredings gaan. Vra 'n prokureur hoe artikel 26 en artikel 33 (kriminele gedrag) daarop van toepassing is.

Gebruik hierdie kontrolelys vir die kerkraad:

1. Benoem 'n inligtingsbeampte en registreer hom of haar by die Reguleerder.
2. Sê vir die lidmate wat die kerk aanteken, hoekom, en wie dit lees.
3. Kry skriftelike toestemming vir gesondheidsbesonderhede in notas, of kry regsadvies oor 'n ander grond.
4. Kry 'n ouer se toestemming vir 'n kind se inligting, of kry regsadvies.
5. Gee geen lidmaatinligting sonder toestemming aan 'n derde party nie.
6. Beperk wie elke nota lees.
7. Skryf neer wat die kerk ná 'n oortreding gaan doen.
8. Stel 'n reël vir hoe lank die kerk notas hou.

Artikel 14 van POPIA sê 'n rekord mag nie langer as nodig gehou word nie. 'n Wet, of 'n wettige doel wat met die funksies van die kerk verband hou, kan 'n langer tydperk vereis. Die Wet laat ook 'n langer tydperk toe vir historiese, statistiese of navorsingsdoeleindes, met waarborge. Artikel 14 noem geen vaste getal jare nie.

Die kerkordes het hulle eie reëls vir die argief. In die GKSA, byvoorbeeld, sê die Handleiding dat "dokumente en stukke van alle kerklike liggame kerklike eiendom is wat in geen omstandighede vernietig mag word nie" (bl. 280). Volgens die GKSA se argiefreëls mag niemand die lewende argief van 'n kerkraad sonder sy skriftelike toestemming raadpleeg nie (KOB bl. 44). Hou dus die notules in die argief en beperk die toegang daartoe. Hou pastorale notas net so lank as wat die pastorale doel dit vra.

Laat die kerkraad 'n geskrewe reël neerlê, byvoorbeeld 'n jaarlikse hersiening van ou notas. Besluit ook wat met die notas gebeur wanneer 'n lidmaat vertrek of sterf. Laat 'n prokureur die reël nagaan. Sien ook die artikel oor die lidmaatregister.